Partita IVA e fatturazione elettronica: una guida utile per chi deve cominciare da zero

La fatturazione elettronica partita IVA per le operazioni business to business e business to consumer è uno strumento che monitora più o meno in tempo reale il polso dell’economia italiana post-pandemia. Ma la sua finalità ultima è quella di prevenire e contrastare i casi di evasione fiscale. Avere informazioni su tutta la filiera, infatti, aiuta l’amministrazione finanziaria a ricostruire le eventuali lacune dell’omessa fatturazione. In questo articolo si spiegherà come emettere, ricevere e conservare una fattura elettronica. Ma si dirà anche chi è obbligato a emetterla e chi no. Oltre a delineare gli scenari futuri dal punto di vista prettamente legislativo, alla luce degli eventi recenti e della ripresa dell’economia.

Come si emette la fattura elettronica

Per prima cosa, scegli un software apposito che sia in grado di generare la fattura in formato XML e inviarla al Sistema di Interscambio (SdI). Il suddetto Sistema di Interscambio, dopo aver esaminato il documento, lo invierà al destinatario. Dopo aver effettuato la tua scelta, inizia a compilare la fattura. Prima di tutto, inserisci i dati del mittente, il nome dell’attività/denominazione sociale, il nome e cognome, l’indirizzo, il numero della partita IVA, la cassa previdenziale e il regime fiscale. A questo punto, inserisci i dati del tuo cliente o del consumatore. Non solo quelli anagrafici, ma anche quelli relativi alla sua ragione sociale/denominazione della ditta e al suo numero di partita IVA.

Il passaggio successivo prevede l’inserimento del codice destinatario: 6 cifre se è un’azienda o un libero professionista, 7 se è la Pubblica Amministrazione, sette zeri (0000000) e il codice fiscale per un cliente senza p. IVA. In mancanza del codice, puoi inserire l’indirizzo PEC del cliente. Le fatture successive verranno compilate più rapidamente se salverai tutti questi dati in rubrica. L’importo delle fatture supera i 77,47 euro? Se hai una partita IVA in regime forfettario, applica l’imposta di bollo di 2,00 euro. Molti software permettono di specificare nelle impostazioni le diciture obbligatorie coi riferimenti normativi che è importante aggiungere. Infine, apponi una firma elettronica digitale, prima di inviare tutto al SdI.

Come ricevere una fattura elettronica e i suoi vantaggi

Le fatture elettroniche si possono ricevere, oltre che spedire. Ed è possibile riceverle: – in formato PDF o in copia cartacea; – accedendo alla propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate; – tramite la PEC; – riferendo al fornitore il proprio codice destinatario. Quanto alla conservazione, sussistono due modalità: – si archiviano le copie cartacee; – si archiviano per il tramite della conservazione sostitutiva. In questo caso si scarica il file ricevuto (via email, tramite PEC o codice destinatario) e se ne stampa una copia cartacea, archiviandola per minimo dieci anni. I titolari di partita IVA forfettari non hanno l’obbligo di adempiere alla seconda modalità di conservazione, ma devono in comunque conservare il documento cartaceo.

La fattura elettronica comporta diversi vantaggi. Tra questi: – la conservazione sostitutiva dei documenti comporta un notevole risparmio in termini di costi di stampa; – il processo della contabilizzazione dei dati sia del titolare di partita IVA che del cliente subisce una velocizzazione. Come conseguenza di ciò, avverranno meno errori e diminuiranno i costi di gestione; – i rapporti commerciali tra clienti e fornitori diventano più efficienti. In particolar modo se i suddetti fornitori rientrano tra i soggetti che hanno l’obbligo di emettere una fatturazione elettronica. Infine, qualunque cliente o fornitore che appartiene alla Pubblica Amministrazione, dal 2015 in poi, non accetta più dei pagamenti che non siano in forma digitalizzata. Neanche parzialmente.

La fattura elettronica è sempre obbligatoria?

L’articolo 1, comma 3, del Decreto legislativo numero 127 del 5 agosto 2015 emanata dal governo Renzi e la circolare numero 9 del 10 aprile 2019 dell’Agenzia delle Entrate stabiliscono le normative della fatturazione elettronica. Quest’ultima non è obbligatoria per i titolari di partita IVA in regime forfettario, né per le altre imprese, né per i consumatori privati. Ma un’eccezione è costituita dai dipendenti e fornitori che sono impiegati presso la Pubblica Amministrazione. In tal caso, i titolari di partita IVA in regime forfettario devono assolvere questo obbligo. Al pari degli operatori economici, residenti o stabiliti in Italia, sia per le transazioni business to business che per quelle business to consumer.

I titolari di partita IVA che non adempiono all’obbligo della fatturazione elettronica incorrono in una sanzione amministrativa pari a 2,00 euro per fattura (entro un massimo di 1.000,00 euro per trimestre), così come stabilisce il Decreto legislativo numero 471 del 18 dicembre 1997. Se si tratta di una fatturazione tardiva, la sanzione consiste in una percentuale dal 90% al 180% dell’imposta, con una somma minima di 500,00 euro. Laddove avviene una violazione fatturazione elettronica e/o una registrazione degli importi non imponibili, esenti, non soggetti a IVA o reverse charge, la sanzione consiste nel 5% al 10% dei corrispettivi, con una somma minima di 500,00 euro. Per le violazioni solo formali non sussistono sanzioni.

I recenti sviluppi

Il 5 novembre di quest’anno, l’Italia ha pubblicato un documento destinato alla Commissione Europea. In questo documento, il governo propone la proroga dell’obbligo di fatturazione elettronica per i titolari di una partita IVA fino al 31 dicembre 2024. Nonché l’estensione di tale adempimento ai titolari di una partita IVA che si trovano in un regime forfettario. In sintesi, si richiede il permesso di continuare ad applicare la deroga agli articoli 218 e 232 della direttiva IVA. In questo momento, la deroga dovrebbe scadere il 31 dicembre 2021. Il Consiglio dell’Unione europea, nelle settimane che seguiranno, accoglierà il provvedimento dello Stato italiano. A questa istituzione spetterà la decisione finale su questo argomento.

Partita IVA e fatturazione elettronica: sintesi

I titolari di una partita IVA sono obbligati a emettere una fattura elettronica. Possono avvalersi di uno specifico software che la invierà al Sistema di Interscambio, previo esame. I titolari di una partita IVA in regime forfettario non hanno l’obbligo di emettere una fattura elettronica. L’unica eccezione riguarda la Pubblica Amministrazione. Ma i titolari di una partita IVA in regime forfettario potrebbero adempiere a questo obbligo in seguito alla decisione finale del Consiglio dell’Unione europea. L’Agenzia delle Entrate, con un provvedimento del 3 novembre 2021, ha fissato come termine ultimo per l’adesione al servizio di consultazione e acquisizione della fatturazione elettronica il 31 dicembre 2021. Ma si è già proposto di estendere il termine al 2024.

Foto: ZeroUno