Guida alla fattura elettronica 2019

Che cos’è e come funziona la fattura elettronica. Tutto quello che devi  sapere per adempiere a questo obbligo.

La fatturazione elettronica obbligatoria è entrata in vigore dal 1° gennaio 2019. Imprese e privati devono adeguarsi alle nuove disposizioni e chi non lo fa va incontro a sanzioni.

Questo sistema segna un’evoluzione estremamente positiva del sistema fiscale e imprenditoriale italiano. A partire dal 1° luglio la fattura elettronica dovrà essere emessa entro dieci giorni dalla prestazione professionale, per poi essere registrata entro il 15 del mese successivo.

Molti sono i dubbi e le domande di imprese e titolari di partite IVA su questa importante evoluzione, ad esempio se è obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati e quali sono le categorie esentate.

Ecco dunque una breve guida alla fattura elettronica:

• che cos’è la fattura elettronica;
• come funziona la fattura elettronica;
• come fare una fattura elettronica;
• fatturazione elettronica costi;
• chi è esente dalla fatturazione elettronica.

Che cos’è la fattura elettronica

Dal 1° gennaio 2019 è stata introdotta la fatturazione elettronica obbligatoria. Ma che cos’è la fattura elettronica? Si tratta di una fattura che deve essere emessa in formato digitale rispettando degli standard precisi (di FatturaPA, in Xml) per poi essere ricevuta e trasmessa tramite Sistema di interscambio (SdI). Questo sistema permette di abbandonare completamente il supporto cartaceo e i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione. La fatturazione elettronica intende cambiare radicalmente il modo in cui si compilano e si emettono le fatture.

La fatturazione elettronica è stata introdotta con la legge finanziaria 2008, in cui l’Unione Europea ha chiesto agli Stati membri di prevedere un quadro normativo e tecnologico adeguato a gestire in maniera elettronica il sistema di fatturazione e il controllo fiscale. È inoltre previsto l’obbligo di conservazione della documentazione in formato digitale per dieci anni.

Ogni fattura emessa verso la Pubblica Amministrazione e i privati deve passare obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Chi emette una fattura elettronica ha l’obbligo di:

• compilare la fattura tramite un software di fatturazione elettronica;
• firmare la fattura digitalmente (tramite firma elettronica qualificata);
• inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio.

Il Sistema di Interscambio è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche, verifica che tutti i dati inseriti siano corretti e completi e provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al privato verso il quale la fattura è emessa.

Come funziona la fattura elettronica

Da quando è stata introdotta sono molti gli imprenditori, professionisti e impiegati amministrativi che si chiedono come funziona la fattura elettronica. Cerchiamo di chiarire alcuni punti fondamentali.

Come si compila una fattura elettronica: il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è utilizzare un software di fatturazione e gestionale. Una volta redatta la fattura si genera il file fattura nel formato XML FatturaPA. Il Sistema di Interscambio si occupa di identificare il destinatario corretto a cui inviare la fattura. Gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco ufficio di 6 caratteri che deve essere inserito obbligatoriamente in fattura, mentre per i consumatori non è ancora chiaro come questi verranno identificati, anche se è probabile che avverrà tramite il Codice Fiscale. La fattura verrà inviata a imprese e professionisti tramite PEC (l’indirizzo PEC deve essere inserito in fattura) o tramite Codice destinatario Sdl.

Firma elettronica qualificata e invio tramite SdI: una volta prodotta la fattura elettronica è necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario. La scelta più semplice è utilizzare un gestionale di fatturazione per l’invio al Sistema d’Interscambio.

Ricezione e registrazione della fattura elettronica: il Sistema d’Interscambio provvede a controllare i requisiti tecnici della tua fattura e ti farà pervenire la fattura corretta. A te non rimarrà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla.

Conservazione sostitutiva della fattura: è una procedura informatica che conferisce valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche per 10 anni sia per chi emette la fattura sia per chi la riceve. I vantaggi della conservazione sostitutiva sono molteplici, infatti questa procedura permette di tagliare alcuni costi (toner, carta, luoghi di conservazione), eliminare il rischio di distruzione, corruzione o perdita, velocizzare i tempi per la ricerca e consultazione di questi documenti.

Come fare una fattura elettronica

In concreto, come si fa una fattura elettronica? La prima cosa da fare per emettere una fattura elettronica è dotarsi di un software per fatturazione elettronica (pc o app mobile) o servizio web (cloud) per creare i file in formato XML e fare in automatico questo passaggio.

I dati da inserire in una fattura elettronica sono sostanzialmente gli stessi che venivano usati per fare la fattura cartacea. Bisogna indicare:

• a chi è rivolto il documento (PA o soggetto privato);
• il tipo di documento che si sta producendo a seconda che si tratti di fatture, note di credito/debito, parcella o altro;
• data e numero della fattura: può essere inserita una data successiva a quella dell’emissione, o una data precedente a quella dell’ultima fattura. Il numero della fattura deve essere univoco, progressivo e rispettare l’ordine cronologico senza interruzioni.

Fatturazione elettronica costi

Le operazioni di fatturazione elettronica hanno ovviamente dei costi diversi.

I contribuenti obbligati alla fatturazione elettronica tra privati e alla fattura elettronica per carburanti, subappalti e subcontraenti e tax free shopping possono comunque utilizzare gratuitamente il Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Tale programma già utilizzato per le fatture elettroniche rivolte alla Pubblica Amministrazione è stato esteso a tutti i contribuenti privati titolari di partita IVA che hanno l’obbligo di emettere fattura elettronica.

In alternativa è possibile utilizzare i vari programmi di fatturazione elettronica a pagamento presenti sul mercato, a patto che rispettino i requisiti previsti dalla legge.

Ma quali sono esattamente i costi della fatturazione elettronica? Bisognerà tener conto delle seguenti voci di spesa:

• canone di attivazione del servizio, ossia del software utilizzato per la fatturazione elettronica;
• il certificato della firma digitale;
• trasmissione della fattura con firma digitale;
• apposizione della marcatura temporale;
• conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Facendo qualche calcolo, è possibile stimare che il costo di una fattura elettronica può raggiungere 1 o 2 euro a fattura per chi ha un volume d’affari di medie dimensioni. Se invece si decide di affidare tutta la fatturazione elettronica a un commercialista, chiaramente i costi diventano più importanti e possono raggiungere i 5 euro a fattura. Ovviamente, il costo scende se si sceglie di affidare al professionista un pacchetto di fatture e non delle fatture singole.

Chi è esente dalla fatturazione elettronica

Veniamo ora alla domanda più gettonata tra i privati e professionisti: è obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati? Esistono delle categorie esenti dall’obbligo di fattura elettronica?

La fatturazione elettronica obbligatoria non riguarda tutte le categorie di contribuenti titolari di partita IVA. Vi sono infatti settori professionali o regimi fiscali particolari che sono esentati. Questi includono:

• medici, farmacie e tutti gli altri operatori sanitari;
• imprese o lavoratori autonomi che rientrano nel regime di vantaggio;
• imprese o lavoratori autonomi che rientrano nel regime forfettario;
• piccoli produttori agricoli;
• società sportive dilettantistiche;
• soggetti non residenti in Italia che effettuano o ricevono operazioni.

In realtà, i soggetti esclusi sono esonerati dalla sola emissione di fatture elettroniche. Dovranno infatti attrezzarsi per ricevere le fatture elettroniche. Molto presto, in ogni caso, la fatturazione elettronica diventerà uno standard e ci si attende che anche i soggetti esentati aderiranno presto a questo vantaggioso sistema.